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談高效ERP項目收尾的策略

  發布時間:2013/09/17    來源:叁度軟件官網   瀏覽次數:2404次
    ERP項目的實施一般包括六個階段,即項目選型、培訓、業務流程重組、基礎數據整理、試點運行和上線切換等。但在ERP系統上線切換后,緊接著還有一項重要的工作,就是項目的收尾驗收。因此,項目負責人在項目快結束的時候,必須把目光轉向重點關注項目收尾工作。在這里,與大家分享我在本次ERP項目的收尾經驗和總結:

    (1)領導大力支持能為順利收尾保駕護航

ERP項目驗收看似簡單,事實上卻是一項非常復雜的工作,必須要引起雙方"一把手"領導和項目組成員的高度重視,千萬不能敷衍了事。因為成功的ERP項目收尾能保證項目順利通過驗收、項目結算款順利收到、并和客戶保持良好的關系。

所 以,項目收尾的成功要求項目經理機智地協調收尾工作中的人物關系,但因為實施活動只是整個項目生態范圍環境中的一部分,許多對項目的影響因素不是為項目經 理所控制的。因此,在收尾工作如客戶款項收取、合同結束會談、客戶關系出現危機等許多場合下都需要雙方公司高層領導的支持和參與,只有在一個雙方公司領導 很重視的環境下,ERP項目收尾工作才會是更為出色和順利的完成。

(2)明確收尾階段需求變更的處理方法

ERP項目要收尾驗收了,但客戶的需求還在變化該怎么辦呢?如果任由客戶需求老是在變,ERP項 目驗收就會遙遙無期。因此,實施顧問要主動取得客戶的理解,對其不甚合理的需求變更作出解釋,爭取驗收談判和開發上的主動性。不能一味的答應客戶無理的需 求,否則很可能會陷入反復變更的泥潭而不得脫身。例如,可以盡量與客戶溝通,爭取把某些功能放在下一個版本中去實現,先把本次項目進行驗收和收尾是關鍵所 在。

(3)明確專人負責、強調項目收尾制度化

實施ERP項目的人都有一個共識,就是ERP項 目的開始和收尾是最難干的活。尤其是項目收尾,紛繁復雜是個擦屁股的活,忙了半天看不出成績,還要受到領導的埋怨。在這種情況下,專人負責和強調項目收尾 制度化的強力支持就顯得非常重要了。因此,收尾必須指定專人負責。此人直接對項目經理負責,輔以各個部門中項目工作時間較長、熟悉情況者組成一個精干的內 部驗收和資料歸檔小組,具體負責針對合同條款一一內部自行先驗收,及時補救、完善和整理歸檔工作。也就是說,收尾要特別強調計劃,這個計劃應該由負責收尾 的人根據實施實際情況,結合合同條款擬定初稿,然后經由項目經理主持。

為保證收尾計劃的順利執行,最好要有一個例會制度,各方定期審查進度,及時解決存在的合同要求問題。

(4)整理和收集好詳細的實施活動文檔

管理資料收尾是項目經理經常忽略的過程。把項目實施文檔整理歸檔,對于項目的延續性是有很重要的意義的。因為在ERP項目實施過程中,企業會根據企業自身情況結合ERP軟件流程建立標準流程與標準作業規范,并對系統進行參數設置,這些文件都是日后企業進行ERP系統運維的參考文件。

所以在項目接近尾聲的時候,項目負責人要根據企業的實施情況把對應的作業規范整理成冊,以備后續的查詢、培訓之用。另外,在ERP項目實施過程中難免會對ERP系統進行二次開發。對于二次開發的相關資料,在項目收尾時也要注意收集。這些資料無論是對日后的ERP系統運維,還是以后若發現二次開發有問題,也能清楚的知道二次開發的來龍去脈。同時還要收集好二次開發的測試文

檔,這些測試文檔對以后系統的維護也是非常重要的。

總之,真正到ERP項目驗收時只是個形式,簽字就行了。因此,一定要重視并做好項目收尾工作,千萬不要把它當作可有可無的事情。充分準備就是要有水到渠成的感覺,所有的問題都要在項目收尾和驗收前解決掉。只有做到這一點,才能為ERP實施項目真正畫上一個圓滿的句號

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